¿Cuándo puedo destruir los documentos de mi empresa?

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¿Cuándo puedo destruir los documentos de mi empresa?

La conservación de documentos es una obligación legal para todas las empresas en España. La documentación empresarial incluye facturas, recibos, contratos, nóminas, entre otros, y su conservación es esencial para garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales, laborales y comerciales. Sin embargo, no todos los documentos tienen el mismo plazo de conservación, ni todos los sectores tienen los mismos plazos para poder destruir sus documentos. En este artículo, le explicamos cuándo puede destruir los documentos de su empresa de forma segura.

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Plazo de conservación de documentos para empresas

El plazo mínimo de conservación de documentos para las empresas en España es de 6 años, según el artículo 30 del Código de Comercio. Este plazo se aplica a la documentación contable, fiscal y laboral de la empresa. Es decir, las facturas, recibos, contratos laborales, nóminas, declaraciones de impuestos, entre otros, deberán ser conservados durante al menos 6 años a partir del cierre del ejercicio fiscal correspondiente.

No obstante, hay algunos documentos que deberán ser conservados por un período mayor:

  • Las escrituras y libros contables deberán ser conservados durante un período de 10 años, según el artículo 25 de la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades y sobre la Renta de no Residentes.
  • Los documentos relativos a transacciones intracomunitarias, importaciones y exportaciones de bienes deberán ser conservados durante un período de 4 años, según el artículo 68 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido.
  • En caso de inspección fiscal, los documentos deberán ser conservados hasta que la inspección finalice y se resuelva la liquidación correspondiente.

Es importante que las empresas cumplan con los plazos de conservación de documentos establecidos por la ley, ya que su incumplimiento puede resultar en sanciones y multas.

Plazo de conservación de documentos para Hacienda y Seguridad Social

Además de los documentos internos de la empresa, también es importante tener en cuenta los plazos de conservación de documentos establecidos por Hacienda y la Seguridad Social. A continuación, se detallan los plazos de conservación para algunas de las principales obligaciones fiscales y laborales:

  • Declaraciones de impuestos: las declaraciones de impuestos deberán ser conservadas durante un período de 4 años a partir de la presentación de la declaración correspondiente.
  • Seguridad Social: los documentos relativos a la cotización a la Seguridad Social deberán ser conservados durante un período de 4 años a partir del último día del mes siguiente al que se refiera la cotización.
  • Retenciones de IRPF: las retenciones de IRPF deberán ser conservadas durante un período de 4 años a partir del último día del plazo para su ingreso.
  • Altas y bajas de trabajadores: las altas y bajas de trabajadores deberán ser conservadas durante un período de 4 años a partir de la fecha de alta o baja correspondiente.

Es importante que las empresas cumplan con los plazos de conservación de documentos establecidos por Hacienda y la Seguridad Social, ya que su incumplimiento también puede resultar en sanciones y multas.

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Plazo de conservación de documentos para otras profesiones

Además de las empresas, hay otras profesiones que también tienen obligaciones específicas de conservación de documentos. A continuación, se detallan algunos de los plazos de conservación de documentos para estas profesiones:

  • Notarios: los notarios deberán conservar los documentos durante un período de 25 años a partir de la fecha de otorgamiento del instrumento público correspondiente.
  • Médicos y dentistas: los médicos y dentistas deberán conservar los historiales clínicos y la documentación médica durante un período de 5 años a partir de la fecha del último tratamiento.
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  • Asesorías: las asesorías deberán conservar los documentos relativos a sus clientes durante un período de 10 años a partir de la finalización de la relación con el cliente correspondiente.

Es importante que los profesionales cumplan con los plazos de conservación de documentos establecidos por la ley, ya que su incumplimiento también puede resultar en sanciones y multas.

En resumen, la conservación de documentos es esencial para garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales, laborales y comerciales de las empresas y profesiones en España. Los plazos de conservación de documentos varían en función de la naturaleza de los documentos y las obligaciones legales correspondientes. En caso de duda, es recomendable consultar con un asesor fiscal o legal para garantizar el cumplimiento de los plazos de conservación establecidos por la ley.

Una vez transcurridos estos plazos, puede destruir dicha documentación, o externalizar esta laboriosa tarea a una empresa externa como nosotros, Reciclados Anico Cantabria S.L.

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En Reciclados Anico Cantabria S.L, nos encargamos de ofrecer servicios de destrucción confidencial de documentos, asegurando la privacidad de su empresa y el cumplimiento de la ley. Sabemos lo importante que es para su empresa destruir la información obsoleta y confidencial con la máxima seguridad. Por ello, garantizamos un servicio integral que abarca desde la recogida hasta la destrucción de los documentos, proporcionando un certificado autorizado de destrucción confidencial de documentos. De esta forma, nos aseguramos de que su empresa cumpla con las normativas y leyes vigentes en materia de protección de datos y privacidad.

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Espero que esta información sea de ayuda…Si necesitas mas información de cuando o como destruir tu documentación….

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